Magazin
Videosprechstunde: So passen Videotermine in Ihren Praxisalltag
Videosprechstunde in Ihrer Praxis: So wählen Sie passende Termine, bereiten den Zugang vor und organisieren Hilfe bei Störungen und die weitere Versorgung.
Dieser Artikel wurde mithilfe generativer KI automatisch aus Fremdquellen zusammengefasst, überarbeitet, ergänzt oder aktualisiert und noch nicht von einem Menschen redaktionell geprüft oder freigegeben. Er kann Fehler enthalten. Mehr zu unserem Umgang mit KI.
Wenn ein Videotermin technisch scheitert oder sich erst im Gespräch als ungeeignet erweist, muss Ihr Team womöglich einen Rückruf und einen zusätzlichen Präsenztermin organisieren. Damit der neue Kontaktweg Ihre Terminplanung nicht unnötig belastet, sollten Sie zunächst einen klar abgegrenzten Ablauf erproben: ärztlich passende Termine, ein vorbereiteter Zugang und ein festgelegter Weg zur weiteren Versorgung.
Die folgende Anleitung richtet sich an ärztliche Vertragsarztpraxen. Sie hilft Ihnen bei der Organisation; welche Behandlung per Video möglich ist, entscheiden Sie im Einzelfall. Für Zahnarztpraxen und andere Versorgungsbereiche gelten eigene Regelungen.
Entscheiden Sie zuerst, welche Kontakte sich eignen
Die KBV nennt etwa die Erläuterung einer weiteren Behandlung als möglichen Anlass. Daraus entsteht keine pauschale Freigabe einer Terminart. Prüfen Sie ärztlich, ob sich das konkrete Anliegen ohne unmittelbar persönliche Untersuchung ausreichend klären lässt. Auch bislang unbekannte Patienten sind nicht grundsätzlich ausgeschlossen; für ihren Zugang und ihre Identifikation gelten zusätzliche Vorgaben. KBV: Videosprechstunde
Für Ihren Einstieg sind zwei Wege realistisch:
| Weg | Wann er passt | Was Sie dafür organisieren |
|---|---|---|
| Präsenzablauf beibehalten | Untersuchung oder vorhandene Abläufe sprechen gegen eine zusätzliche Videooption | Bestehende Terminwege verständlich halten; keinen Videotermin nur wegen der Technik anbieten |
| Einzelne geeignete Kontakte zusätzlich per Video anbieten | Sie erkennen einen konkreten Nutzen für diese Kontakte und können die weitere Versorgung sicherstellen | Ärztliche Einzelfallentscheidung, vorbereiteten Zugang und erreichbare Hilfe einplanen |
Legen Sie für das Team fest, wer eine Anfrage ärztlich beurteilt und wie es ungeklärte Anfragen weitergibt. Eine Buchungskategorie ersetzt diese Entscheidung nicht. Die Auswahl einer allgemeinen Buchungssoftware ist eine andere Aufgabe; dafür gibt es unsere Auswahlhilfe zur Terminbuchung.
Prüfen Sie vorhandene Ausstattung und Dienst
Bevor Sie zusätzliche Software kaufen, prüfen Sie, ob Ihr vorhandener Dienst die Anforderungen erfüllt und zum tatsächlichen Ablauf passt. Entscheidend sind das konkrete Produkt und seine gültigen Nachweise, nicht allein der Herstellername. Die KBV-Liste zertifizierter Videodienste ist ein Ausgangspunkt; sie ist keine Rangliste. Die Zertifikate stammen von unabhängigen Prüfstellen, nicht von der KBV selbst.
Bildschirm, Kamera, Mikrofon und Lautsprecher können in einem Gerät vereint sein. Die Anlage 31b zum Bundesmantelvertrag, Fassung vom 5. August 2026, regelt unter anderem Verschlüsselung, Vertraulichkeit und Einwilligung. Testen Sie den Dienst am vorgesehenen Arbeitsplatz, einschließlich Ton, Bild und Zugriff auf Ihre Dokumentation.
Klären Sie vor dem Angebot das Anzeige- beziehungsweise Genehmigungsverfahren Ihrer zuständigen KV und die für Ihre Leistungen geltende Abrechnung. Die KVWL stellt dafür beispielsweise ein Anzeigeformular bereit; das ersetzt nicht die Prüfung Ihrer regionalen Vorgaben. Ein Zertifikat allein bestätigt weder Ihren Praxisablauf noch jede Abrechnungsmöglichkeit.
Geben Sie Patienten einen verständlichen Zugang
Die Teilnahme ist freiwillig. Informieren Sie über den Ablauf und holen Sie die erforderliche Einwilligung ein. Nach Anlage 31b müssen Patienten den Videodienst ohne vorherige Registrierung nutzen können. Verlangen Sie deshalb kein neues Plattformkonto als Voraussetzung für die Teilnahme.
Als organisatorische Vorlage für Ihre Einladung eignen sich diese Angaben:
- Datum, Uhrzeit und verständlicher Einstieg zum vorgesehenen Videodienst;
- benötigte Technik und Möglichkeit, Ton und Bild vorab zu prüfen;
- Hinweis auf einen geschlossenen Raum mit Privatsphäre;
- Kontaktweg zur Praxis bei Zugangsproblemen und eine klare Erklärung, was bei Verspätung passiert;
- der für den konkreten Patienten nötige Identitäts- und Versicherungsnachweis nach den aktuellen Vorgaben.
Prüfen Sie die Einladung mit einem neutralen Testfall. Versteht eine Person ohne Vorkenntnisse, wo sie das Gespräch betritt und wen sie bei Problemen erreicht? Vermeiden Sie unnötige Gesundheitsangaben in Einladungsbetreff und Zugangsnachricht. Die Aufnahme des Gesprächs ist kein Ersatz für Ihre Dokumentation; planen Sie keine routinemäßige Aufzeichnung ein.
Regeln Sie Hilfe und weitere Versorgung vor dem ersten Termin
Benennen Sie für den vorgesehenen Zeitraum eine zuständige Teamrolle sowie eine Vertretung. Legen Sie fest, wie diese Person Sie während einer Störung erreicht und wer einen erforderlichen Folgetermin organisiert. Technische Hilfe und medizinische Entscheidung müssen dabei unterscheidbar bleiben.
Ein organisatorisches Beispiel: Ein Patient erreicht das digitale Wartezimmer, hört aber keinen Ton. Die benannte Mitarbeiterin prüft mit ihm den vereinbarten technischen Zugang und informiert Sie, wenn das Problem bestehen bleibt. Sie entscheiden, ob und über welchen geeigneten Weg die Behandlung fortgeführt werden kann. Ein Telefonat ist nicht automatisch ein gleichwertiger Ersatz. Benötigt der Patient eine persönliche Untersuchung, organisiert Ihr Team den von Ihnen festgelegten nächsten Schritt und hält fest, wer die offene Aufgabe übernimmt. Das Beispiel ist ein Planungsvorschlag, kein beobachteter Praxistest.
Kann der Versorgungsbedarf per Video nicht gedeckt werden, verlangt Anlage 31c, § 10 eine strukturierte Anschlussversorgung. Das kann ein Termin in Ihrer Praxis oder eine andere angemessene Versorgung sein. Dokumentieren Sie das Gespräch und den festgelegten weiteren Weg in Ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS); überprüfen Sie anschließend, ob aus der technischen Störung eine noch offene Behandlungsaufgabe geblieben ist. Für akut dringliche Anliegen gilt Ihr medizinisch festgelegter Versorgungsweg, nicht die Wartezeit auf einen neuen Videotermin.
Ergibt sich aus dem Videogespräch der Bedarf einer Überweisung, Einweisung oder Verordnung, stellen Sie nach § 10 sicher, dass das erforderliche Dokument in der Regel am selben Tag verfügbar ist oder taggleich versandt wird. Das gilt auch für notwendige Folgeverordnungen. Bestimmen Sie deshalb, wer die von Ihnen veranlassten Dokumente bereitstellt, den vorgesehenen Übertragungsweg nutzt und eine noch offene Übergabe an Sie zurückmeldet.
Entscheiden Sie nach einem begrenzten Versuch über die Ausweitung
Erproben Sie zunächst eine ärztlich geeignete Terminart in einem überschaubaren Zeitraum. Erfassen Sie dazu die Vorbereitungs- und Nachbearbeitungszeit, technischen Abbrüche sowie zusätzlich erforderlichen Präsenztermine. Vergleichen Sie ähnliche Kontakte und rechnen Sie die Unterstützungsarbeit des Teams mit. Weniger Menschen im Wartezimmer belegt noch keine Entlastung.
Legen Sie vor dem Versuch fest, wann Sie fortführen, nachbessern oder die Videooption begrenzen: etwa weiterführen, wenn Zugang und Übergaben funktionieren; Einladung oder Zuständigkeit anpassen, wenn vermeidbare Rückfragen entstehen; bei wiederholt ungeeigneten Kontakten die Auswahl ärztlich neu prüfen. Eine allgemeingültige Minutenschwelle gibt es dafür nicht. Ihre lokalen Beobachtungen entscheiden, ob der zusätzliche Weg den erwarteten Nutzen bringt.
Spielen Sie Einladung, Technikstörung und Weiterbehandlung für die gewählte Terminart im Team durch. Wenn dabei noch offenbleibt, wer übernimmt, ist das die nächste Aufgabe vor der Ausweitung.