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eArztbrief über KIM: So organisieren Sie Eingang, Sichtung und Ablage
So organisieren Sie den eArztbrief-Eingang über KIM: vorhandene PVS-Funktionen prüfen, Zuständigkeiten klären und offene Rückfragen nachvollziehbar halten.
Dieser Artikel wurde mithilfe generativer KI automatisch aus Fremdquellen zusammengefasst, überarbeitet, ergänzt oder aktualisiert und noch nicht von einem Menschen redaktionell geprüft oder freigegeben. Er kann Fehler enthalten. Mehr zu unserem Umgang mit KI.
Wenn Ihr Team bei einem eingegangenen eArztbrief erst nachfragen muss, wer sich darum kümmert, entstehen zusätzliche Abstimmungen. Im ungünstigen Fall bearbeiten zwei Personen denselben Vorgang, während ein anderer liegen bleibt. Ihr Ziel ist deshalb ein nachvollziehbarer Bearbeitungsstand: Eine Vertretung soll erkennen können, was noch offen ist und wer den nächsten Schritt übernimmt.
KIM steht für „Kommunikation im Medizinwesen“ und ist ein E-Mail-Dienst für das Gesundheitswesen.
Prüfen Sie dafür zunächst die vorhandenen Funktionen Ihrer Praxissoftware. Ein neues Werkzeug ist erst dann sinnvoll, wenn eine konkrete Lücke damit besser geschlossen wird.
Was Ihnen der Posteingang tatsächlich zeigt
Nach der KBV-Beschreibung zum eArztbrief wird ein eingehender Brief entschlüsselt und im KIM-Posteingang angezeigt. Das PDF lässt sich anschließend der Patientenkartei zuordnen und dort speichern.
Diese technischen Schritte beantworten andere Fragen als die ärztliche Sichtung. Eine Zuordnung zur Akte bestätigt für sich genommen keine medizinische Bewertung. Auch ein Lesestatus ersetzt deren Dokumentation nicht.
Die gematik erläutert, dass eine automatische Patientenzuordnung von der Umsetzung im Praxisverwaltungssystem (PVS) abhängt. Verlassen Sie sich daher nicht auf eine allgemein beschriebene Automatik, ohne den Ablauf Ihres konkreten Systems zu kennen.
Prüfen Sie zuerst Ihre bestehende Routine
Die folgenden Vorschläge ersetzen keine Prüfung Ihres konkreten Praxisablaufs.
Lassen Sie sich zeigen, ob Ihre Software offene Vorgänge, zuständige Personen und die Übergabe an eine Vertretung nachvollziehbar abbildet. Entscheidend ist die tatsächliche Funktion, nicht der Name einer Schaltfläche.
Wenn Ihre bisherige Routine diese Fragen bereits zuverlässig beantwortet, kann eine klarere Zuständigkeitsregel genügen. Ein zusätzliches Aufgabenmodul kann helfen, wenn offene Briefe sonst schwer erkennbar bleiben. Es verursacht jedoch Einrichtungs- und Pflegeaufwand. Eine parallele Liste verdient besondere Prüfung: Sie muss aktuell gehalten werden und darf keinen ungeschützten zusätzlichen Bestand mit Patientendaten schaffen.
Vereinbaren Sie Zuständigkeiten statt eines einzigen Erledigt-Häkchens
Unterscheiden Sie in Ihrer Arbeitsvereinbarung den technischen Empfang, die geprüfte Patientenzuordnung, die ärztliche Sichtung und die nachvollziehbare Ablage. Diese Unterscheidungen sind ein Organisationsmodell; nicht jedes PVS bietet dafür vier eigene Statusfelder.
Legen Sie fest, wer die organisatorische Eingangsbearbeitung übernimmt und wer vertritt. Die medizinische Bewertung bleibt von diesen vorbereitenden Aufgaben getrennt. Halten Sie außerdem fest, wie Rückfragen weitergegeben werden und wie ein Vorgang bis zur Klärung offen erkennbar bleibt. Bearbeitungszeiten richten sich nach Ihrem fachlich verantworteten Praxisablauf; aus einem technischen Empfang ergibt sich keine allgemeine Frist für jeden Brief.
Zwei Patientenkandidaten: Was bleibt offen?
Ein fiktives Beispiel: Die Software schlägt zu einem Brief zwei Personen vor. Die tomedo-Dokumentation beschreibt solche Kandidatenlisten als Teil einer teilautomatischen Zuordnung. Das ist ein Herstellerbeispiel, keine Bedienungsanleitung für sämtliche PVS.
Wählen Sie im Beispiel nicht ungeprüft den ersten Treffer. Die Zuordnung bleibt ungeklärt; eine zuständige Person übernimmt die Rückfrage. Der Vorgang wird weder als abgeschlossen abgehakt noch zur Bereinigung des Posteingangs gelöscht. Erst die geklärte Identität erlaubt die richtige Zuordnung. Die anschließende ärztliche Sichtung ist weiterhin ein eigener Schritt.
Testen Sie die Übergabe ohne echte Patientendaten
Zeichnen Sie diesen fiktiven Vorgang auf Papier nach, ohne einen Brief zu versenden oder Patientendaten zu verwenden. Lassen Sie eine Vertretung allein anhand Ihrer Arbeitsvereinbarung beantworten: Was ist offen, wer kümmert sich darum, und woran ist der Abschluss später erkennbar?
Fehlt eine Antwort, verbessern Sie zunächst genau diese Stelle. Danach lässt sich gezielter entscheiden, ob Ihnen eine klarere Routine genügt oder eine zusätzliche Softwarefunktion tatsächlich fehlt.
Quellen
- KBV: https://www.kbv.de/praxis/digitalisierung/anwendungen/earztbrief
- gematik: https://www.gematik.de/anwendungen/kim/faq
- tomedo: https://support.tomedo.de/handbuch/tomedo/kommunikation-mit-aerzten-patienten/briefschreibung/earztbrief/empfang-und-patientenzuordnung-eines-earztbriefs/
Abruf: 27.10.2026.