Die ePA ist nicht Ihre Patientenakte – und genau das ist der Punkt

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Von: Derek
Geprüft von: Claudia Rehm und Karim Winter

Eine Patientin sagt am Empfang: „Sie haben doch jetzt meine ganze Akte.“ Das klingt plausibel – und ist trotzdem falsch.

Die elektronische Patientenakte, kurz ePA, soll Informationen aus verschiedenen Stationen der Versorgung zusammenführen. Sie ist aber weder die vollständige Dokumentation einer Praxis noch eine automatisch lückenlose Krankengeschichte. Die Praxis führt ihre eigene Behandlungsakte unverändert weiter. Die ePA ist eine zusätzliche, versichertengeführte Akte mit eigenen Befüllungs-, Zugriffs- und Widerspruchsregeln.

Wer ePA, Praxisakte und Krankenkassen-App gedanklich zusammenwirft, erwartet entweder zu viel – oder nutzt eine wertvolle Informationsquelle zu wenig.

Was gilt seit der Einführung?

Die „ePA für alle“ startete am 15. Januar 2025. Gesetzliche Krankenkassen richteten sie für Versicherte ein, die nicht widersprochen hatten. Nach der Erprobung in Modellregionen begann am 29. April 2025 der bundesweite Rollout. Seit dem 1. Oktober 2025 müssen Praxen, Krankenhäuser und Apotheken die ePA im gesetzlich vorgesehenen Umfang nutzen.

Für Versicherte bleibt die Teilnahme freiwillig: Sie können der ePA insgesamt, dem Zugriff einzelner Einrichtungen oder bestimmten Verarbeitungen widersprechen. Für eine Praxis entstehen Pflichten nur innerhalb der gesetzlichen Voraussetzungen – insbesondere wenn eine ePA besteht, Zugriff möglich ist und kein einschlägiger Widerspruch vorliegt.

Irrtum 1: „Die ePA enthält automatisch meine gesamte Krankengeschichte“

Nein. Automatisch entstehen insbesondere Medikationsinformationen aus dem E-Rezept-Prozess. Auch Krankenkassen stellen Abrechnungsdaten ein. Seit dem 1. Januar 2026 werden diese einschließlich der Diagnosen jedoch so eingestellt, dass nur die versicherte Person selbst sie über ihre ePA-App sehen kann. Für die behandelnde Praxis sind sie damit keine verfügbare Anamnesequelle.

Arztbriefe, Laborbefunde und Befundberichte erscheinen nicht rückwirkend von selbst. Vertragsärzte und -psychotherapeuten müssen bestimmte elektronisch vorliegende Daten aus der konkreten aktuellen Behandlung einstellen, darunter Laborbefunde, Befundberichte aus bildgebender Diagnostik sowie aus invasiven, chirurgischen, nicht-invasiven oder konservativen Maßnahmen und elektronische Arztbriefe. Weitere Daten können auf Wunsch der versicherten Person hinzukommen; dafür gelten eigene Einwilligungs- und Dokumentationsanforderungen.

Die treffendere Vorstellung ist deshalb: Die ePA ist ein wachsender Informationsraum mit definierten Zuflüssen – keine vollständige Lebensakte.

Praxisfolge: Ein fehlender Befund beweist weder, dass er nie erhoben wurde, noch dass die Patientin ihn nicht besitzt. Relevante Vorgeschichte bleibt aktiv zu erfragen.

Irrtum 2: „Nach dem Einlesen der Gesundheitskarte sieht die Praxis alles“

Das Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte und der erfolgreiche Versichertenstammdatenabgleich eröffnen einer Praxis im Regelfall einen Behandlungskontext von 90 Tagen. Innerhalb dieses Zeitraums kann die berechtigte Einrichtung auf die für sie freigegebenen ePA-Inhalte zugreifen.

Versicherte können eine Einrichtung ausschließen und Zugriffszeiträume über ihre ePA-App verändern. Dokumente können verborgen oder gelöscht werden. Für Praxen ist aus Datenschutzgründen nicht erkennbar, ob ein bestimmtes Dokument verborgen wurde. Auch die Medikationsliste lässt sich für einzelne Einrichtungen verbergen.

Praxisfolge: „Zugriff erfolgreich“ bedeutet nicht „Akte vollständig“. Dokumentieren Sie behandlungsrelevante Angaben aus dem Gespräch weiterhin in der eigenen Behandlungsakte.

Irrtum 3: „Die Krankenkasse stellt die ePA bereit, also liest sie die Befunde“

Die Krankenkasse legt die ePA an, bietet die App an und überträgt gesetzlich vorgesehene Daten. Daraus folgt kein pauschaler inhaltlicher Lesezugriff auf medizinische Dokumente. Nach den Informationen von BMG, gematik und KBV können Krankenkassen und ihre Ombudsstellen die medizinischen Inhalte der Akte nicht einsehen.

Hier hilft eine einfache Trennung: Eine Stelle kann technisch oder gesetzlich Daten bereitstellen, ohne deshalb alle anderen Inhalte lesen zu dürfen. Dass Versicherte ihre Akte in einer Kassen-App verwalten, macht die App nicht zu einem offenen Fenster für die Krankenkasse.

Irrtum 4: „Die Praxis muss die ePA vollständig machen“

Die Praxis hat konkrete Befüllungs- und Informationspflichten. Sie ist aber nicht für die Rekonstruktion des gesamten medizinischen Lebenslaufs zuständig.

Maßgeblich sind vor allem gesetzlich vorgesehene Daten aus der aktuellen Behandlung, die elektronisch verarbeitet werden. Bei Informationen, deren Bekanntwerden zu Diskriminierung oder Stigmatisierung führen kann – ausdrücklich genannt werden etwa sexuell übertragbare Infektionen, psychische Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüche –, muss die Praxis auf Widerspruchs- beziehungsweise Beschränkungsmöglichkeiten hinweisen und einen erklärten Widerspruch nachprüfbar dokumentieren. Ergebnisse genetischer Untersuchungen dürfen nur mit ausdrücklicher Einwilligung eingestellt werden.

Seit 2026 dürfen Praxen außerdem in gesetzlich geregelten Fällen von einer Befüllung absehen, wenn erhebliche therapeutische Gründe entgegenstehen. Das ist keine allgemeine Komfortausnahme, sondern eine begründungsbedürftige Schutzregel.

Auf Verlangen können Versicherte weitere elektronisch vorliegende Daten aus der aktuellen Behandlung sowie eine elektronische Abschrift ihrer Behandlungsakte einstellen lassen. Die dafür erforderliche Einwilligung muss dokumentiert werden.

Praxisfolge: Legen Sie im Team fest, wer über Pflichtinhalte informiert, wie Widersprüche und Einwilligungen dokumentiert werden und wie mit besonders sensiblen Daten umzugehen ist.

Irrtum 5: „Was in der ePA steht, ist vollständig und aktuell“

Die ePA kann Medikationsrisiken sichtbarer machen, Doppeluntersuchungen vermeiden und Übergänge zwischen Einrichtungen verbessern. Sie ist aber kein Wahrheitsautomat.

Dokumente können veraltet, unvollständig, verborgen oder gelöscht sein. Die elektronische Medikationsliste entsteht wesentlich aus Verordnungs- und Abgabedaten des E-Rezept-Prozesses. Sie erfasst deshalb nicht automatisch jede Selbstmedikation, jedes privat oder außerhalb des erfassten Prozesses beschaffte Arzneimittel und nicht zwingend, was tatsächlich eingenommen wird. Verordnet, abgegeben und eingenommen sind drei verschiedene Sachverhalte.

Praxisfolge: ePA prüfen, relevante Angaben zeitlich und klinisch einordnen und mit der Patientin oder dem Patienten, der Medikationsanamnese und eigener Dokumentation abgleichen.

Die 60-Sekunden-Regel für den Praxisalltag

Bevor das Team eine ePA als „leer“, „vollständig“ oder „nicht relevant“ bewertet, helfen vier Fragen:

Besteht gerade Zugriff? Behandlungskontext, Ausschluss und Zugriffszeitraum prüfen.
Welche Art von Information suchen wir? Dokument, Medikationsinformation, Abrechnungsdaten oder Inhalt der lokalen Praxisakte unterscheiden.
Könnte der Inhalt fehlen, verborgen oder nur für den Versicherten sichtbar sein? Seit 2026 gilt das insbesondere für Kassen-Abrechnungsdaten.
Was müssen wir unabhängig davon selbst erheben und dokumentieren? Anamnese, Befundbewertung und lokale Behandlungsdokumentation bleiben Aufgaben der Praxis.

Ein Satz für Patientengespräche

Am Empfang genügt meist:

„Die ePA ist ein zusätzlicher Austausch- und Speicherort. Wir sehen im Behandlungskontext nur die für unsere Praxis zugänglichen Inhalte; sie ersetzt weder Ihre Angaben noch unsere Praxisakte.“

Das ist weder eine Abwertung der ePA noch ein Sicherheitsversprechen. Es beschreibt ihren eigentlichen Nutzen: Informationen über Einrichtungsgrenzen hinweg verfügbar machen, ohne daraus eine vermeintlich vollständige Zentralakte zu machen.

Quellen

Stand: 31. August 2026. Der Beitrag bietet eine allgemeine redaktionelle Einordnung und keine individuelle Rechtsberatung.