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Backup-Checkliste für Praxen: Sichern, prüfen, wieder anlaufen

Eine praktische Checkliste für Datensicherungen in Arztpraxen – von Sicherungsumfang und Zuständigkeiten bis zum dokumentierten Wiederherstellungstest.

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Aktualisiert
Fachlich geprüft
Von
Redaktion ePraxis Digital
Geprüft von
Claudia Rehm, Clara Winter, Daniel Berger

Für diesen Artikel wurde generative KI als Werkzeug bei der Recherche, beim Schreiben und bei der Prüfung eingesetzt. Ein Mensch hat den Artikel vor der Veröffentlichung redaktionell geprüft und freigegeben. Mehr zu unserem Umgang mit KI.

Von: Redaktion ePraxis Digital
Geprüft von: Derek und Claudia Rehm

Ein grünes Häkchen in der Backup-Software ist noch kein belastbarer Nachweis, dass die Praxis nach einem Defekt, Bedienfehler oder Cyberangriff weiterarbeiten kann. Entscheidend ist, ob die richtigen Daten gesichert werden, eine geschützte Kopie den Ausfall übersteht und die Wiederherstellung unter realistischen Bedingungen funktioniert.

Die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV verlangt für Endgeräte eine regelmäßige Datensicherung auf Grundlage eines Plans: Darin ist festzulegen, welche Daten wie oft gesichert werden. Die passende Lösung hängt von Praxisgröße, Systemlandschaft, Schutzbedarf und vertraglichen Zuständigkeiten ab. Diese Checkliste hilft beim strukturierten Gespräch mit dem IT-Dienstleister; sie ersetzt weder dessen technische Prüfung noch eine individuelle Datenschutz- oder Rechtsberatung.

1. Zuerst festlegen, was nach einem Ausfall wieder verfügbar sein muss

  • Kritische Systeme erfassen: Praxisverwaltungssystem, lokale Patientendokumentation, Dokumenten- und Bildarchive, Labor- und Geräteanbindungen, Abrechnung, E-Mail, Telefonie-Konfigurationen sowie gemeinsam genutzte Dateien.
  • Cloud-Dienste nicht automatisch als gesichert betrachten: Schriftlich klären, welche Daten der Anbieter sichert, wie lange Versionen vorgehalten werden und wer eine Wiederherstellung anstoßen darf.
  • Konfigurationen und Schlüssel berücksichtigen: Installationsdateien allein reichen nicht. Auch Konfigurationen, Lizenzen, Zertifikate und sicher verwahrte Wiederherstellungsschlüssel können für den Neustart nötig sein.
  • Abhängigkeiten dokumentieren: Notieren, welche Systeme zuerst wiederhergestellt werden müssen, damit nachgelagerte Anwendungen funktionieren.

Praxistest: Kann die Praxisleitung in einem Satz sagen, welche drei Systeme am ersten Ausfalltag unbedingt benötigt werden? Wenn nicht, fehlt die Priorisierung.

2. Verlusttoleranz und Wiederanlaufziel bestimmen

Zwei einfache Fragen machen aus „regelmäßig“ einen prüfbaren Plan:

  1. Wie viele seit der letzten Sicherung entstandene Daten dürfte die Praxis höchstens verlieren? Das bestimmt den nötigen Sicherungsrhythmus.
  2. Wie lange darf ein System ausfallen, bevor die Versorgung oder Abrechnung ernsthaft beeinträchtigt wird? Das bestimmt Reihenfolge, Technik und Aufwand der Wiederherstellung.
  • Für jedes kritische System sind maximal tolerierbarer Datenverlust und maximal tolerierbare Ausfallzeit festgehalten.
  • Sicherungsintervalle passen zur tatsächlichen Änderungshäufigkeit. Eine tägliche Sicherung kann beispielsweise unzureichend sein, wenn zwischen zwei Läufen viele nicht rekonstruierbare Informationen entstehen.
  • Die Ziele wurden mit dem IT-Dienstleister auf technische Machbarkeit geprüft.

3. Sicherung so trennen, dass ein Angriff nicht alle Kopien erreicht

Ransomware versucht häufig, erreichbare Sicherungen mit zu verschlüsseln oder zu löschen. Das BSI empfiehlt deshalb, Backups regelmäßig zu erstellen, vom übrigen Netz zu trennen und ihre Wiederherstellbarkeit zu testen.

  • Es existiert mehr als eine Sicherungskopie beziehungsweise Version.
  • Mindestens eine Kopie ist nach dem Sicherungslauf nicht dauerhaft aus dem Praxisnetz erreichbar – etwa offline, physisch getrennt oder technisch unveränderbar.
  • Backup-Verwaltung und normale Benutzerkonten verwenden getrennte Zugänge; Administrationsrechte sind auf das Nötige begrenzt.
  • Sicherungen mit Patienten- oder Personaldaten sind nach Schutzbedarf verschlüsselt. Schlüssel und Wiederherstellungsinformationen liegen getrennt und zugänglich für den Notfall vor.
  • Aufbewahrung und Löschung sind geregelt. Eine lange Historie ist kein Selbstzweck und kann Datenschutz, Kosten und Wiederherstellung erschweren.

4. Jeden Lauf überwachen – nicht nur Fehler-E-Mails sammeln

  • Eine namentlich benannte Person kontrolliert die Sicherungsprotokolle in einem festgelegten Rhythmus.
  • Warnungen gehen an ein aktiv betreutes Postfach oder Ticketsystem, nicht an ein ehemaliges Teammitglied.
  • Kontrolliert werden nicht nur „erfolgreich/fehlgeschlagen“, sondern auch Datenmenge, Laufzeit und Alter der letzten vollständigen Sicherung. Ungewöhnlich kleine Sicherungen können ein Warnsignal sein.
  • Fehler erhalten Verantwortliche, Frist und dokumentierte Erledigung.
  • Änderungen an PVS, Servern, Geräten oder Cloud-Diensten lösen eine Prüfung des Sicherungsplans aus.

5. Wiederherstellung mit einer Stichprobe beweisen

Ein Wiederherstellungstest sollte keine Premiere im Ernstfall sein.

  • In einem vom IT-Dienstleister festgelegten Intervall wird eine repräsentative Datei oder ein abgegrenzter Datenbestand in eine sichere Testumgebung zurückgespielt.
  • Zusätzlich wird regelmäßig der Wiederanlauf eines besonders wichtigen Systems technisch geplant oder getestet. Bei Produktivsystemen geschieht das nur kontrolliert, damit keine aktuellen Daten überschrieben werden.
  • Nach dem Restore wird nicht nur geprüft, ob Dateien vorhanden sind, sondern ob sie lesbar, vollständig und in der Anwendung nutzbar sind.
  • Testdatum, verwendete Sicherung, Dauer, Ergebnis, Abweichungen und Nachbesserungen werden dokumentiert.
  • Die Praxisleitung erhält ein verständliches Ergebnis: „wiederherstellbar“ mit gemessener Dauer – oder eine konkrete offene Maßnahme.

6. Den Notfallablauf auf einer Seite festhalten

  • Interne Ansprechperson, IT-Dienstleister, PVS-Anbieter und gegebenenfalls Datenschutzkontakt sind mit erreichbaren Notfallnummern aufgeführt.
  • Es ist geregelt, wer Systeme vom Netz trennen, den Notfall ausrufen und eine Wiederherstellung freigeben darf.
  • Ein papierbasierter oder anderweitig unabhängig erreichbarer Ersatzablauf beschreibt Anmeldung, Dokumentation, Terminbetrieb und spätere Nacherfassung.
  • Das Team weiß: Bei einem vermuteten Cyberangriff nicht eigenmächtig „aufräumen“ oder Sicherungen anschließen. Zuerst Vorfall eindämmen, Fachleute einbeziehen und Beweise erhalten.
  • Der Plan selbst ist auch dann verfügbar, wenn Server, Internet oder Praxis-E-Mail ausfallen.

Ein praktikabler Prüfkalender

Der konkrete Rhythmus muss zum Risiko der Praxis passen. Als Ausgangspunkt für die interne Planung kann dienen:

Rhythmus Prüfung
Nach jedem Lauf bzw. automatisiert mit verantworteter Kontrolle Sicherungsstatus, Warnungen und Plausibilität
Monatlich Stichprobe aus einer aktuellen Sicherung wiederherstellen
Vierteljährlich Kontakte, Zuständigkeiten und Papier-Ersatzablauf prüfen
Mindestens jährlich und nach wesentlichen Systemänderungen Wiederanlauf eines kritischen Systems planen oder testen; Sicherungsumfang aktualisieren

Diese Intervalle sind eine redaktionelle Orientierung, keine allgemeingültige gesetzliche Vorgabe. Wer häufiger Daten ändert, besondere medizinische Systeme betreibt oder strengere vertragliche Anforderungen erfüllen muss, braucht gegebenenfalls kürzere Zyklen.

Fünf Fragen an den IT-Dienstleister

  1. Welche konkreten Daten und Konfigurationen sind nicht im Backup enthalten?
  2. Welche Sicherung bleibt erreichbar, wenn ein Angreifer ein Administratorkonto oder das Praxisnetz übernimmt?
  3. Wann wurde zuletzt erfolgreich wiederhergestellt – was genau und wie lange dauerte es?
  4. Wer besitzt die nötigen Schlüssel, Zugänge und Herstellerkontakte, wenn die übliche Kontaktperson ausfällt?
  5. Welche Datenverluste und Wiederanlaufzeiten kann der Dienstleister tatsächlich zusagen – und wo ist das dokumentiert?

Quellen und weiterführende Hinweise