Praxiswebsite-Checkliste: Was Patientinnen und Patienten wirklich brauchen

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Von: Redaktion ePraxis Digital
Geprüft von: Derek und Claudia Rehm

Eine Praxiswebsite ist dann gut, wenn Menschen ihre nächste Aufgabe ohne Rätsel lösen können: Ist die Praxis zuständig? Wann ist sie erreichbar? Wie lässt sich ein Termin vereinbaren? Was gilt bei akuten Beschwerden? Und ist die Information noch aktuell?

Dafür braucht es nicht möglichst viele Unterseiten. Es braucht eine verlässliche Informationsarchitektur, verständliche Inhalte, sichere Kontaktwege und einen festen Pflegeprozess. Diese Checkliste eignet sich für einen Neustart ebenso wie für die jährliche Bestandsaufnahme.

Der 10-Sekunden-Test für die Startseite

Öffnen Sie die Website auf einem Smartphone und geben Sie sie einer Person, die die Praxis nicht kennt. Innerhalb weniger Sekunden sollte sie finden:

Fachrichtung, Leistungen und Zielgruppen der Praxis
Standort mit vollständiger Anschrift und sinnvoller Anfahrtsinformation
aktuelle Sprech- beziehungsweise Öffnungszeiten
Telefonnummer und den vorgesehenen Weg zur Terminvereinbarung
einen klaren Hinweis, was bei akuten oder lebensbedrohlichen Beschwerden zu tun ist

Scheitert der Test, helfen meist klarere Überschriften und weniger konkurrierende Schaltflächen mehr als ein neues Farbschema.

1. Leistungen so beschreiben, dass Erwartungen stimmen

Die wichtigsten Leistungen und Schwerpunkte sind in Alltagssprache erklärt.
Bei Leistungen werden relevante Voraussetzungen genannt: Überweisung, Vorbefunde, nüchtern erscheinen, Altersgrenzen oder benötigte Unterlagen – soweit zutreffend.
Kassen-, Selbstzahler- und Privatleistungen sind nachvollziehbar unterschieden, ohne den Eindruck einer individuellen Kosten- oder Erstattungszusage zu erzeugen.
Die Website verspricht keine Behandlungsergebnisse und ersetzt keine individuelle Diagnose.
Teamangaben, Qualifikationen und Berufsbezeichnungen sind aktuell und überprüfbar.

Redaktioneller Test: Lassen Sie einen Leistungstext von einer fachfremden Person zusammenfassen. Deckt sich ihre Erwartung nicht mit dem tatsächlichen Praxisablauf, muss der Text klarer werden.

2. Kontakt- und Terminwege nach Anliegen trennen

Für Termin, Rezept, Befund, Rückruf und organisatorische Frage ist jeweils erkennbar, welcher Kanal vorgesehen ist.
Online-Termine zeigen, für welche Anliegen sie geeignet sind und wann stattdessen ein Anruf erforderlich ist.
Formulare fragen nur Daten ab, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
Direkt am Formular steht, wofür es nicht geeignet ist – insbesondere nicht für medizinische Notfälle.
Nach dem Absenden erscheint eine verständliche Bestätigung mit realistischer Bearbeitungszeit. Sie darf nicht fälschlich wie eine Terminbestätigung wirken.
Neben digitalen Wegen bleibt ein praktikabler Zugang für Menschen bestehen, die das Online-Angebot nicht nutzen können.

Gesundheitsdaten genießen einen besonders hohen Schutz. Bevor ein Formular Symptome, Diagnosen, Befunde oder andere Gesundheitsangaben abfragt, sollten Zweck, Rechtsgrundlage, Übertragungsweg, Empfänger, Speicherung und Löschung mit dem Datenschutzkontakt geklärt werden. Eine gewöhnliche unverschlüsselte E-Mail ist kein universeller Ersatz für einen geeigneten sicheren Kommunikationsweg.

3. Aktuelle Praxisinformationen vollständig halten

Öffnungs- und Telefonzeiten sind widerspruchsfrei auf Startseite, Kontaktseite, Terminportal und externen Profilen gepflegt.
Urlaub, Vertretung und vorübergehende Einschränkungen tragen Start- und Enddatum.
Adresse, Etage, Barrieren, Aufzug, Parken und ÖPNV sind konkret beschrieben.
Bei mehreren Standorten ist jederzeit klar, welche Leistung an welchem Ort angeboten wird.
Downloads wie Anamnesebögen tragen Versionsstand und funktionieren auch mobil.
Veraltete Meldungen werden entfernt oder nachvollziehbar archiviert.

4. Verständlichkeit und Barrierefreiheit prüfen

Barrierefreiheit hilft nicht nur Menschen mit dauerhaften Behinderungen. Auch ältere Personen, Menschen mit eingeschränktem Sehvermögen, motorischen Einschränkungen oder geringer Sprachsicherheit profitieren. Die WCAG des W3C bilden den international etablierten technischen Referenzrahmen. Welche gesetzlichen Anforderungen im Einzelfall gelten – etwa bei angebotenen digitalen Dienstleistungen – sollte die Praxis fachkundig prüfen lassen.

Überschriften bilden eine logische Gliederung; wichtige Information steckt nicht nur in Farbe, Bild oder PDF.
Text und Bedienelemente haben ausreichenden Kontrast; Schrift lässt sich vergrößern, ohne dass Inhalte verloren gehen.
Navigation, Menüs, Formulare und Terminbuchung lassen sich per Tastatur bedienen; der Fokus ist sichtbar.
Formularfelder haben eindeutige Beschriftungen und verständliche Fehlermeldungen.
Aussagekräftige Bilder besitzen passende Alternativtexte; rein dekorative Bilder werden technisch als solche behandelt.
Videos haben Untertitel; zentrale Inhalte sind nicht ausschließlich als Audio oder Video verfügbar.
Links heißen nicht mehrfach nur „hier“, sondern beschreiben ihr Ziel.
Die Seiten funktionieren bei schmalem Bildschirm, hoher Vergrößerung und unterschiedlicher Ausrichtung.
PDFs werden vermieden, wenn eine normale Webseite geeigneter ist; notwendige Dokumente werden barrierearm erstellt.

Automatische Prüfwerkzeuge finden nur einen Teil der Probleme. Ergänzen Sie sie durch Tastaturtest, Vergrößerung und einen Test mit echten Nutzerinnen oder Nutzern.

5. Rechtliche Pflichtseiten und Datenschutz nicht aus Vorlagen kopieren

Das Impressum ist leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar. Die erforderlichen Angaben nach § 5 DDG sowie berufsrechtliche Pflichtinformationen wurden für die konkrete Praxis geprüft.
Die Datenschutzerklärung beschreibt die tatsächlich eingesetzten Dienste: Hosting, Serverprotokolle, Formulare, Terminbuchung, Karten, Videos, Analyse, Schriftarten und weitere Einbindungen.
Externe Dienste werden technisch erfasst. Ein Textbaustein allein verhindert keine Datenübertragung.
Einwilligungsbedürftige Dienste werden erst nach wirksamer Auswahl geladen; Ablehnen ist praktisch möglich. Ob eine Einwilligung nötig ist, wird dienstbezogen geprüft.
Auftragsverarbeitung, Löschfristen, Zugriffsrechte und gegebenenfalls Drittlandübermittlungen sind mit den Anbietern geklärt.
Datenschutz- und Impressumsangaben nennen funktionierende, überwachte Kontaktwege.

Die KBV weist darauf hin, dass Praxen die Einhaltung datenschutzrechtlicher Grundsätze nachweisen und Patientinnen und Patienten über die Verarbeitung ihrer Daten informieren müssen. Vorlagen sollten deshalb immer an die reale Website und die tatsächlichen Prozesse angepasst werden.

6. Technik, Sicherheit und Ausfallsicherheit testen

Die gesamte Website wird verschlüsselt über HTTPS ausgeliefert; unsichere oder gemischte Inhalte sind behoben.
CMS, Erweiterungen, Themes und Serverkomponenten erhalten zeitnah Sicherheitsupdates.
Administrationszugänge sind auf wenige Personen begrenzt, mit individuellen Konten und Mehrfaktor-Authentisierung geschützt.
Nicht mehr benötigte Konten, Erweiterungen und Testseiten sind entfernt.
Website und Konfiguration werden gesichert; eine Wiederherstellung wurde getestet.
Formulare sind gegen Spam und missbräuchliche automatisierte Zugriffe geschützt, ohne unnötig zusätzliche personenbezogene Daten zu sammeln.
Zuständigkeit für Sicherheitswarnungen, Zertifikatsablauf, Domainverlängerung und Störungen ist schriftlich festgelegt.
Bei Ausfall eines Termin- oder Formularanbieters zeigt die Praxis einen alternativen Kontaktweg an.

Die KBV führt für Internetanwendungen wie Praxis-Homepage oder Online-Terminkalender konkrete Sicherheitsanforderungen in der IT-Sicherheitsrichtlinie auf. Prüfen Sie diese mit dem Betreiber oder einem qualifizierten IT-Dienstleister; ein Baukastensystem nimmt der Praxis nicht automatisch jede Betreiberverantwortung ab.

7. Qualität und Auffindbarkeit ohne Textballast verbessern

Jede wichtige Seite hat einen eindeutigen Seitentitel und eine klare Hauptüberschrift.
Name, Adresse und Telefonnummer sind überall einheitlich geschrieben.
Inhalte beantworten echte Fragen aus Telefon und Empfang; häufige Missverständnisse werden direkt geklärt.
Suchmaschinen können die gewünschten Seiten erfassen; veraltete oder doppelte Seiten werden bereinigt beziehungsweise weitergeleitet.
Erfolg wird an sinnvollen Aufgaben gemessen – etwa gefundener Telefonnummer oder gestarteter Terminbuchung – und nicht nur an Seitenaufrufen.
Analyse- und Marketingwerkzeuge werden nur eingesetzt, wenn Nutzen, Datenschutzfolgen und Pflegeaufwand vertretbar sind.

8. Einen Pflegeprozess statt guter Vorsätze einrichten

Rhythmus	Verantwortliche Prüfung
Bei jeder Änderung	Inhalt, Links, mobile Darstellung und betroffene Datenschutzangaben
Monatlich	Öffnungszeiten, Vertretung, Formulare, Terminwege und wichtigste externe Profile
Vierteljährlich	Leistungen, Team, Downloads, defekte Links, Konten und Erweiterungen
Mindestens jährlich	Impressum, Datenschutz, Barrierefreiheit, Sicherheitskonzept, Verträge und vollständiger Nutzertest

Jede Inhaltsart hat eine namentlich benannte verantwortliche Person und Vertretung.
Änderungen werden mit Datum und kurzer Begründung dokumentiert.
Medizinische und rechtlich sensible Aussagen erhalten ein Vier-Augen-Prinzip.
Rückmeldungen aus Empfang, Telefon und Patientenkommunikation fließen in die nächste Überarbeitung ein.

Abnahme: fünf Aufgaben statt „sieht gut aus“

Bitten Sie mehrere Personen, auf Smartphone und Desktop ohne Hilfestellung diese Aufgaben zu erledigen:

Finden Sie den richtigen Terminweg für ein konkretes Anliegen.
Finden Sie die Öffnungszeit am nächsten Werktag.
Prüfen Sie, ob eine bestimmte Leistung angeboten wird und was mitzubringen ist.
Finden Sie den vorgesehenen Weg bei akuten Beschwerden außerhalb der Sprechzeit.
Finden Sie Datenschutzhinweise und Anbieterangaben.

Notieren Sie nicht nur, ob, sondern auch, wo Menschen stocken. Drei beobachtete Missverständnisse sind oft wertvoller als drei weitere Designvarianten.

Quellen und weiterführende Hinweise

§ 5 Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) – allgemeine Informationspflichten für geschäftsmäßige digitale Dienste.
KBV: Datenschutz in der Praxis – Hinweise und Materialien zur DSGVO für Praxen und MVZ.
KBV: IT-Sicherheit – Überblick zur IT-Sicherheitsrichtlinie und den abgestuften Anforderungen.
W3C: Überblick zu WCAG 2 und WCAG-2-Quick-Reference – technischer Referenzrahmen und Umsetzungshinweise zur Barrierefreiheit.