Praxishandbuch: So machen Sie Ihr Praxiswissen für neue Mitarbeitende zugänglich

Für diesen Artikel wurde generative KI als Werkzeug bei der Recherche, beim Schreiben und bei der Prüfung eingesetzt. Ein Mensch hat den Artikel redaktionell geprüft und zur Veröffentlichung freigegeben. Mehr zu unserem Umgang mit KI.

Wenn neue Mitarbeitende bei jeder Materialbestellung nachfragen müssen, unterbrechen sie erfahrene Kolleginnen und Kollegen. Fehlt die zuständige Person, bleibt die Aufgabe womöglich liegen. Ihr Ziel ist deshalb eine Einarbeitung, bei der vereinbarte Abläufe nachvollziehbar sind und Unsicherheiten rechtzeitig bei der richtigen Person ankommen. Ein Praxishandbuch kann das unterstützen – sofern sein Inhalt aktuell ist und Ihr Team ihn tatsächlich nutzen kann.

Beginnen Sie mit wenigen häufigen Aufgaben. Ob die Anleitungen auf Papier, in zentralen Dateien oder in einem internen Wiki stehen, entscheiden Sie nach Zugriff und Pflegeaufwand. Eine neue Software ist nicht automatisch der erste Schritt.

Prüfen Sie zuerst, wo die Einarbeitung stockt

Sammeln Sie mit Ihrer Ansprechperson für die Einarbeitung einige wiederkehrende Fragen: Wo liegt die Bestellliste? Wer genehmigt eine Ausgabe? Wen frage ich, wenn etwas fehlt? Wählen Sie daraus zunächst Aufgaben, deren Ablauf Sie bereits verbindlich geregelt haben. Eine ungeklärte Zuständigkeit wird durch eine schönere Dokumentation nicht geklärt.

Wie fehlende Einführung nachwirken kann, zeigt ein veröffentlichter Fehlerbericht in „Hausärztliche Praxis“: Ein neuer Arzt in Weiterbildung stellte ein Kassenrezept statt eines Privatrezepts aus; der Patient musste erneut in die Praxis. Die Autoren empfehlen unter anderem eine feste Ansprechperson und vorbereitende Informationen. Der Einzelfall betrifft ärztliche Weiterbildung. Er belegt weder eine allgemeine Fehlerquote noch die Wirksamkeit eines digitalen Handbuchs für MFA.

Wenn Ihre Praxis an der vertragsärztlichen, vertragspsychotherapeutischen oder vertragszahnärztlichen Versorgung teilnimmt, gehören nach der QM-Richtlinie des G-BA, Teil A § 4 schriftlich geregelte Verantwortlichkeiten und die Beschreibung wesentlicher Prozesse zu den Anforderungen. Diese Beschreibungen müssen den Mitarbeitenden zur Verfügung stehen, in festgelegten Abständen überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Daraus folgt keine Pflicht zu einem bestimmten digitalen System.

Wählen Sie die Ablage, die Sie zuverlässig pflegen können

Für die folgenden Optionen ist wichtiger, ob Ihr Team die richtige Fassung findet, als wie umfangreich die Technik ist.

Lösung	Wann sie passt	Was Sie dafür organisieren müssen
Bestehenden Papierordner verbessern	Wenige Arbeitsplätze, überschaubare Unterlagen, verlässlicher gemeinsamer Standort	Inhaltsübersicht, Austausch alter Seiten und gekennzeichnete zusätzliche Exemplare
Zentrale digitale Dateien	Geeignete gemeinsame Ablage und Zugänge bestehen bereits	Eindeutiger Einstieg, verständliche Dateinamen, Schreibrechte und Sicherung
Internes Wiki	Viele verknüpfte Anleitungen oder mehrere Standorte erschweren die Orientierung	Einrichtung, Zugriffsverwaltung, Pflege und ein Weg bei Systemausfall

Ein Wiki ist eine intern zugängliche Sammlung verknüpfter Seiten. Es kann Querverweise erleichtern, verlangt aber weiterhin jemanden, der Inhalte prüft und Änderungen verantwortet. Wenn Ihr vorhandener Ordner funktioniert, können Sie ihn zunächst gezielt verbessern. Wenn häufig mehrere Dateikopien kursieren, hilft eine weitere Ablage dagegen erst, sobald die verbindliche Fassung feststeht.

Kammerunterlagen können Ausgangsmaterial liefern. Das PRAXIS-Handbuch der Landeszahnärztekammer Baden-Württemberg bietet beispielsweise ein Nachschlagewerk und Musterdokumente. Ihre lokalen Zuständigkeiten und Arbeitswege müssen Sie ergänzen.

Schreiben Sie für die Aufgabe am Arbeitsplatz

Eine Kurzanleitung soll beantworten, wann eine Aufgabe beginnt, welche Schritte dazugehören und wann die bearbeitende Person Hilfe braucht. Die folgende Vorlage ist ein redaktioneller Umsetzungsvorschlag, kein geprüftes Muster für jede Praxis.

Fiktives Beispiel: Kopierpapier nachbestellen

Auslöser: Im Büromaterialschrank sind nur noch zwei ungeöffnete Pakete Kopierpapier vorhanden. Diese Schwelle ist im Beispiel lokal vereinbart.
Vorbereitung: Bestand und bereits offene Bestellungen in der zentralen Büromaterialliste prüfen.
Ablauf: Bedarf in die Bestellliste eintragen und der für den Einkauf zuständigen MFA zur Freigabe vorlegen. Erst nach ihrer Freigabe bestellt die benannte Person beim vereinbarten Lieferanten.
Ergebnis: Die Bestellung steht mit Datum und Status in der Liste. Die erneute Prüfung offener Einträge vor dem Absenden soll eine Doppelbestellung verhindern.
Stopp und Rückfrage: Artikel, Menge oder Lieferant stimmen nicht mit der Freigabe überein; eine Bestellung ist bereits offen; oder die Liste ist nicht erreichbar. Dann nicht eigenständig ausweichen, sondern die Einkaufsverantwortliche ansprechen.
Hilfe: Im Beispiel sind Einkaufsverantwortliche und Vertretung mit den vereinbarten Kontaktwegen im internen Ansprechpartnerverzeichnis genannt. Eine aktuelle Kontaktkarte am Arbeitsplatz hält beide Kontaktwege zusätzlich unabhängig vom Zugriff auf die digitale Ablage bereit.
Pflege: Verantwortlich ist die Einkaufsverantwortliche. Freigabedatum und Versionsnummer stehen auf der Anleitung.

Ersetzen Sie diese Angaben durch Ihre tatsächliche Regelung. Das Beispiel gilt ausdrücklich für gewöhnliches Büromaterial, nicht für Arzneimittel, Medizinprodukte oder klinische Entscheidungen. Dafür wären eigene fachlich geprüfte Abläufe erforderlich.

Verbinden Sie die Anleitung mit persönlicher Einarbeitung

Gehen Sie den ausgewählten Ablauf zunächst gemeinsam durch. Anschließend führt die neue Person die vereinbarte Aufgabe begleitet aus und erklärt, an welchen Stellen sie Rücksprache hält. Notieren Sie im Einarbeitungsplan, was gezeigt wurde und wo weitere Begleitung nötig ist.

Ein Häkchen bei „gelesen“ oder eine richtige Rückerklärung beweist keine fachliche Kompetenz. Beides erteilt auch keine Befugnis, eine bisher nicht übertragene Aufgabe selbstständig auszuführen. Halten Sie erforderliche Qualifikation, Einweisung und Aufgabenübertragung getrennt fest.

Zur Einarbeitung gehört außerdem der Zugang zu den benötigten Informationen. Die KBV weist für neue Beschäftigte auf die Einführung in die Praxis-IT, bestehende Regeln und Meldewege sowie auf aufgabenbezogene Zugriffsrechte hin. Prüfen Sie deshalb vor dem Start, ob die neue Person das Handbuch mit ihrem vorgesehenen Zugang öffnen kann. Passwörter, echte Patientenfälle und unnötige personenbezogene Angaben gehören nicht in die allgemeine Anleitung.

Legen Sie fest, wer Änderungen übernimmt

Benennen Sie für jede Anleitung eine inhaltlich verantwortliche Person und eine Vertretung. Vereinbaren Sie, wer Änderungen freigibt und welche Änderungen eine erneute Einweisung auslösen. Ändert sich beispielsweise der Bestellweg, aktualisieren Sie Anleitung und Verweis im Einarbeitungsplan gemeinsam.

Versehen Sie Ausdrucke mit ihrem Stand. Entziehen Sie überholte Arbeitskopien der täglichen Nutzung, sobald die neue Fassung gilt. Eine unveränderte Datei erhält kein neues Prüfdatum allein deshalb, weil jemand sie geöffnet hat.

Die KBV beschreibt Prozessdarstellungen und Checklisten als Instrumente des praxisbezogenen Qualitätsmanagements. Wie Sie deren Pflege im Team organisieren, muss zu Ihrer Aufgabenverteilung passen.

Testen Sie den Fundweg – einschließlich einer Störung

Bitten Sie eine neue Mitarbeiterin, die Anleitung für eine der ausgewählten Aufgaben vom normalen Arbeitsplatz aus zu finden. Lassen Sie sich zeigen, woran sie die gültige Fassung erkennt und wen sie bei einer Unklarheit ansprechen würde. Nutzen Sie dafür neutrale Übungsangaben.

Spielen Sie auch den Fall durch, dass der Link nicht funktioniert oder die Anleitung erkennbar veraltet ist. Die Person sollte dann den vorgesehenen Hilfeweg und die erreichbare Vertretung nennen können, statt nach einer beliebigen älteren Kopie weiterzuarbeiten. Prüfen Sie dabei ausdrücklich, ob die Kontaktkarte am Arbeitsplatz auch ohne das ausgefallene System verfügbar ist und die vereinbarten Kontaktwege noch stimmen. Legen Sie den Ersatzweg vor dem Test fest.

Dokumentieren Sie zunächst nur, wo Suche, Verständnis oder Rückfrageweg scheiterten. Daraus folgt die nächste konkrete Verbesserung. Ein solcher lokaler Test belegt weder Zeitersparnis noch sichere selbstständige Aufgabenerfüllung. Wenn diese wenigen Anleitungen im Alltag nutzbar sind, können Sie die nächste Aufgabe aufnehmen. Fragen zu Führung und Bindung behandelt ergänzend unser Artikel über Arbeitsbedingungen und MFA-Bindung.